El primer mes del año se caracteriza por la elaboración o confirmación del presupuesto anual para el período que está iniciando…

Este dato se puede sintetizar fácilmente en:
– un número: el total de ventas que se realizará el año en curso
– una tabla con lo que se piensa realizar mensualmente.

Pero para identificar este valor y para construirlo hay que dedicar tiempo para poder recuperar la información necesaria y analizarla. Sobretodo porque este número tienen un impacto muy amplio en la empresa.
Influye seguramente en:
– el nivel de inversión para realizar este objetivo
– los instrumentos y herramientas que se implementarán para alcanzar el resultado
– el compromiso que se genera a cascada con la Casa Madre, con el Director General, con el Director Comercial…
– la definición de premios y comisiones para el personal
– la estrategia de comercialización: con qué productos y servicios pensamos realizar el presupuesto, dónde se venderán, a quién, qué nivel de facturado se generará por cliente….
– los niveles de producción si se trata de una industria
– las compras de materia prima
– la reducción de costos: personal, puntos de venta, garantías, profundidad surtido, marketing, descuentos…

Sería fantástico predecir a ciencia cierta el futuro  pero eso es todavía muy difícil de conseguir. Lo que sí está a nuestro alcance, es integrar los elementos más oportunos y coherentes para definir el valor y el volumen de las ventas que pensamos realizar.

Recordemos que la razón de ser del presupuesto es saber para qué vamos a correr los próximo 12 meses, qué vamos a necesitar, qué acciones tenemos que planificar, qué alternativas tener si las condiciones del mercado cambian…
Nos permite de alguna manera estar preparados evitando así la improvisación y la descoordinación.
Nos ayuda a generar sinergía entre todos los departamentos y optimizar los recursos.

Algunas sugerencias entonces para preparar el presupuesto…
– Utilizar datos comparables de los dos o tres años anteriores.
– Considerar los datos externos por ejemplo aquellos sobre nuestro mercado de referencia.
Si el mercado de las gafas está creciendo del 5% es arriesgado decir: “nosotros vamos a incrementar nuestras ventas del 20%.”
Obtener un resultado de este tipo es posible pero implica que debemos por ejemplo analizar los datos para ver cuántas cuotas de mercado podemos ganar, definir el PORQUÉ, el CÓMO e identificar claramente las OPORTUNIDADES y las ACCIONES para conseguirlo.
De la misma manera, si el mercado está creciendo del 12% y nosotros prevemos un crecimiento del 5%, parece un resultado mediocre considerando que creceríamos menos de lo que hace el mercado.
– Identificar qué factores influyeron positivamente y negativamente en los resultados los últimos 12 meses… es decir ver si hemos tenido picos de ventas ya sea en positivo o en negativo. Los debemos evidenciar para poder reproducir los que favorecieron las ventas y para limitar los que las perjudicaron.
– Comunicar y compartir los objetivos con los otros departamentos.
Por ejemplo, saber si el departamento de desarrollo producto va a introducir nuevas marcas, nuevas tecnologías que nos diferencien de la competencia y que nos vayan a dar la posibilidad de  ganar nuevos clientes.
Saber si al contrario se van a eliminar productos.
– Considerar elementos internos tienen un impacto en la elaboración del presupuesto, como por ejemplo los que provienen del departamento de marketing. Por ejemplo, el plan de posicionamiento de los productos o de las marcas: incrementar la distribución numérica o favorecer la distribución ponderada.
– Analizar los puntos débiles también hace parte del proceso de definición del presupuesto.
Esto nos permite decir que aspectos mejorar y sobretodo como hacerlo.
Un ejemplo podría ser: mis vendedores no conocen las características técnicas del producto, necesito formarlos.
O podría ser: el taso de conversión visita/venta está por debajo de la media corporativa: necesito reforzar sus capacidades y conocimientos en negociación.
– Hay también los factores que no podemos controlar completamente, por ejemplo el clima que puede ser determinante para las ventas de algunos productos como las cremas solares.
Entonces, en estos casos – como ya sabemos que esto puede pasar – debemos tener el   plan B… Es decir estar preparado para actuar en esta situación desfavorable y obtener lo máximo.

El número conseguido a final de año va a ser el resultado de cómo hayamos llevado acabo cada acción para alcanzarlo.
Por esto es importante que cada una tenga un indicador simple que nos permita medir la evolución y definir un calendario de realización o de verificación.
El seguimiento es fundamental, de nada sirve preparar un presupuesto, entregarlo en enero y después llegar a diciembre diciendo que no lo conseguimos….. es necesario hacer un punto constantemente y adoptar las acciones correctivas necesarias.…
Corregir no quiere decir haber hecho mal nuestra previsiones…. el presupuesto nos indica un camino para alcanzar el objetivo… pero es un camino que se debe adaptar también a las oportunidades o dificultades que se encuentren a lo largo de la trayectoria.

Hay también un elemento que marca la diferencia y es la actitud de las personas que deben conjuntamente alcanzar el resultado: proactivas, propositivas, comprometidas, creativas…
Y esto depende de quien las coordina…. no llega sólo y también hace parte de la preparación del presupuesto.

Para terminar, construir un presupuesto de esta manera, nos permitirá al mismo tiempo tener los argumentos necesarios para defenderlo y para conseguir su aprobación…. de esta manera en enero ya no nos quedará más que empezar a actuar…

Este artículo se publicó en America Retail en noviembre 2014.